Dział dokumentacji Zachęty posiada jeden z największych w Polsce zbiorów katalogów i innych materiałów dokumentujących polskie życie artystyczne po 1945 roku. Od 1950 roku gromadzi dokumentację wystaw prezentowanych w galeriach Zachęta i Kordegarda (od kwietnia 2010 roku Projekt Kordegarda, a od kwietnia 2012 roku Miejsce Projektów Zachęty) oraz innych wydarzeń artystycznych organizowanych przez galerię. Obejmuje ona archiwum fotograficzne dotyczące wystaw organizowanych przez Zachętę od 1950 roku. W dziale dokumentacji przechowywane są również materiały na temat twórczości artystów polskich działających po 1945 roku, poszerzane systematycznie o nazwiska artystów młodszego pokolenia. Znajduje się tu również zbiór katalogów wystaw prezentowanych w Zachęcie — Narodowej Galerii Sztuki, druków związanych z działalnością przedwojennego Towarzystwa Zachęty Sztuk Pięknych (sprawozdania, przewodniki, katalogi) oraz druków zwartych i dokumentów związanych z działalnością Centralnego Biura Wystaw Artystycznych.

Biblioteka, będąca częścią działu dokumentacji, gromadzi książki dotyczące sztuki XX i XXI wieku oraz nauk humanistycznych, katalogi wystaw organizowanych w Polsce i za granicą (od ok. 1900 roku do współczesności) oraz czasopisma polskie i zagraniczne poświęcone sztuce nowoczesnej i współczesnej. W czytelni jest także udostępniana dokumentacja polskich artystów oraz informacje o działalności wystawienniczej Zachęty. Biblioteka prowadzi wymianę międzybiblioteczną z polskimi i zagranicznymi instytucjami kultury.

W roku 2017 dział dokumentacji i biblioteka Zachęty pozyskał księgozbiór Ignacego Witza. 

Ignacy Witz (ur. 1919­ we Lwowie, zm. 1971 w Kazimierzu Dolnym) był malarzem, rysownikiem i grafikiem, a także krytykiem oraz popularyzatorem sztuki. Absolwent lwowskiego Państwowego Instytutu Sztuk Plastycznych, debiutował w 1938 roku jako karykaturzysta i autor rysunków satyrycznych. Po wojnie zamieszkał w Warszawie. Równolegle z twórczością plastyczną zajmował się działalnością krytyczną i literacką. Publikował m.in. w „Odrodzeniu”, „Kuźnicy”, przez kilkanaście lat współpracował z dziennikiem „Życie Warszawy”, w którym publikował recenzje bieżących wystaw i inne teksty popularyzujące sztuki plastyczne. Był autorem tekstów do katalogów wystaw oraz opracowań przybliżających zagadnienia związane ze sztuką, w tym poczytnej książki „Oko i dłoń malarza”, która dla wielu stała się wprowadzeniem w świat malarstwa.

Księgozbiór przekazany do biblioteki Zachęty to swego rodzaju „warsztat pracy” krytyka. Zasób składa się głównie z katalogów wystaw, uzupełnionych numerami czasopism poświęconych sztuce i drukami ulotnymi, np. zaproszeniami. Wydawnictwa te odzwierciedlają zainteresowania artysty-pisarza i stanowią cenny materiał dla osób badających polskie życie artystyczne. Zbiór stanowi swoiste kalendarium wydarzeń w galeriach i muzeach warszawskich, krajowych, a także zagranicznych. Druki związane z wystawami artystów polskich za granicą to często publikacje unikatowe i trudno dostępne.

Zbiór znajduje się nadal w opracowaniu, lecz materiały są stopniowo udostępniane czytelnikom. Po szczegółowe informacje można zwracać się do pracowników biblioteki.

Wyciąg z regulaminu biblioteki (pdf)

Pełny tekst regulaminu jest dostępny do wglądu w czytelni.